こんばんは、鈴木です。
今日はニュージーランドの
高校に通う男の子への授業と
大学の課外講座、それから個別
コンサルティングでした。
合間に英文メールも何件か
書きました。
なかなか盛りだくさんの1日
でしたね。
一部連絡が滞ってしまっている
人もいますが、明日以降順次
進めていきます。
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企業での、決まったルートの中で
英文Eメールを書いていると相手から返事が
来るのが当たり前となります。
でも、一歩外に出ると
きちんと返事をもらえるかどうかは、
全く保証されていないんですよね。
僕も過去には返信をもらえず
残念な思いをしたことがあります。
それぞれ個別の事情がありますから
一緒くたに結論付けられませんが、
僕が日頃返事をもらうために
意識していることをシェアします。
といっても特別なことではなく、
「簡単でもいいから理由を
添える」ということです。
理由といっても、becauseなどを
用いた重いものでなくても構いません。
あなたのオファーがよほど魅力的な
ものでない限り、相手は返信に多少なりとも
労力を感じるでしょうし、
そもそも相手に負担を強いるような
頼みごとであれば、なおさらです。
例えば、相手の予定を伺いつつ
海外出張時のミーティングを持ちかけたら、
相手が午後1:00を指定してきましたが
ちょうどその時あなたは午前に用事が入ったため、
余裕をみて午後3:00頃にして欲しいと思ったとします。
ただ英語に直すだけなら簡単です。
まだ午後1:00で確定はしていないのだから
午後3:00はどうですか？
How about 3:00 pm?
とでも言っておけば相手には
意味は通じるはず。
でも相手はなんらかの用事があって
午後1:00を指定しているかもしれません。
とすれば、午後3:00に変更してもらうのを
嫌がるかもしれませんし、面倒だからと
断られるかもしれません。
まだそこまで関係ができていない相手なので、
今後の関係を考えて嫌な気持ちにはさせたくないですが、
かといってタイトすぎるスケジュールも避けたい。
ここは相手を確実に動かしたいところです。
そんな時、例えば
I’m afraid we’ll have an engagement in the morning
on that day, and it might be difficult for us to be back to Bangkok
in time for the meeting at 1:00 pm. How about 3:00 pm?
申し訳ないのですが、その日は午前に用事があり
午後1:00の会議に間に合うようにバンコクに戻るのは
難しいかもしれません。午後3:00はどうですか？
のような感じですね。
2、3行ですが、午後3:00にしたい状況を説明しました。
すると、
*******************
Thank so much for your prompt reply.
I confirm to meet you on Wednesday,
Dec 17 at 3 pm at our Bangkok office.
Hope to deal business with you.
Many thanks.
早速のお返事ありがとうございます。
12/17 水曜 午後3時にバンコクオフィスで
お会いしましょう。
よろしくお願いします。
*******************
と返信が来て、
めでたく変更できました。
まあ最初から時間を指定しておけばよかったのですが、
いろいろ細かい事情があってこんな感じのやりとりに
なりました。
多少脚色していますが、イメージは
つかめるかなと思います。
とりあえず簡単でよいので
理由を添えることを意識してみましょう。
相手の反応が変わるはずです。
鈴木 大介
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